書類を印刷する時に使う
機能性が高いコピー機
コピー機といっても、業者ではたくさんの種類を扱っています。
書類を印刷するという基本的な機能しか備わっていないコピー機もありますが、ファックスやスキャンができる製品が人気です。
また会社で、モノクロ印刷とカラー印刷の、どちらを必要としているのか考えましょう。
主に文章だけを印刷するのであれば、モノクロ印刷ができるコピー機で構いません。
しかし写真やイラストを印刷する予定なら、綺麗にカラー印刷ができるコピー機がオススメです。
レンタルすると、OA機器のメンテナンスも業者が行ってくれます。
さらにインクがなくなれば補充してくれるので、手間が掛かりません。
初心者が複雑なOA機器を管理するのは難しいので、業者に一任してください。
処分する際の注意点
一通り使い終わった書類は、処分しましょう。
ずっと残っていると書類が増えて、管理できなくなってしまいます。
ただまた使う機会が訪れるかもしれないので、1年は保管するのが良い方法です。
1年が経過しても使わなかった書類は、処分しても大丈夫でしょう。
この時の処分方法が重要で、細かく粉砕しないと情報を盗まれるリスクがあります。
しかしハサミやカッターを使って、自分の手で書類を細かくすると時間が掛かります。
もっと手っ取り早く粉砕するために、シュレッダーをオフィスに導入しましょう。
すると数秒で書類が細かくなるので、後はゴミ箱に捨ててください。
情報が漏洩すると会社の信用問題に繋がるので、シュレッダーを使うことを守りましょう。